Sportevenementen

Sportevenementen, wie is er niet mee in aanraking gekomen? Denk aan het Wereldkampioenschap voetbal, de Olympische Spelen en kleinschaliger aan de Jonger Oranje Talentendagen. Maar hoe komt een sportevenement tot stand en wat komt er allemaal bij kijken. Bij SportsGen wordt gewerkt aan de hand van een stappenplan, genaamd ‘Eventchecker’.

Kern/Concept

Als eerste moet de kern (het concept) staan, een sportevenement staat niet uit zichzelf op. Waarom organiseren wij het evenement? Dat is de belangrijkste vraag en draag je ook uit naar buiten. Wat volgt is een uitdagend en creatief proces om een succesvol sportevenement op te zetten. Daarbij moet goed gekeken worden naar de huidige sportevenementen en andere vergelijkbare evenementen, waarbij altijd vanuit de behoeften van de doelgroep gedacht moet worden. De vergaarde informatie kan vervolgens verwerkt worden in een concept. Dat wordt de kern – het vertrekpunt – van het sportevenement.

SportsGen kan helpen met:

  • Terug naar de basis; waarom? Gedachte achter het evenement en doelstellingen opnieuw bekijken
  • Helpen met doorontwikkelen van concept; opnieuw bekijken, concretiseren of juist uitbreiden
  • In kaart brengen van doelgroep en behoeften

Organisatie

Een sportevenement staat of valt met vrijwilligers, maar wordt vanuit de vaste organisatie geleid. Daarbij moeten alle neuzen dezelfde kant op staan. Handig naslagwerk daarbij is het draaiboek. Daarin staat o.a. een duidelijke planning, zodat je weet wat er op welke locatie plaatsvindt. In een draaiboek staat bijvoorbeeld het op- en afbouwschema, rolverdeling, tijdschema, et cetera. Het draaiboek is leidend en dient als houvast.

SportsGen kan helpen met:

  • Evalueren manier van organisatie: mensen & betrokken partijen
  • Organisatieplanning maken/herzien
  • Draaiboek opzetten

sportevenementenDe organisatie – zoals hier bij Hornbach Voetbaltalent – straalt eenheid en plezier uit tijdens het sportevenement

Partnership

Een sportevenement organiseren doe je niet alleen. Daar heb je partners en sponsors bij nodig; niet alleen voor financiële inkomsten, maar ook ter ondersteuning van de activiteiten. De partners en sponsors kunnen tevens helpen in de promotie van het sportevenement, dat nader wordt toegelicht in het punt ‘Marketing en Communicatie’. In de meeste gevallen worden partners en sponsors gezocht die hetzelfde doel voor ogen hebben of zich kunnen identificeren met het evenement. Met een goed uitgewerkte propositie kunnen de leads (potentiële partners en sponsors) opgesteld worden.

Het is verstandig om in overleg met de partners en sponsors een go/no-go moment te bepalen, dit om grote financiële risico’s te voorkomen. Je bouwt een soort van escape in om in geval nood het sportevenement te cancellen. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals een financieel te kort (weg vallen van sponsors), te weinig aanmeldingen, problemen met leveranciers, et cetera. Het is daarom ook belangrijk om dit soort afspraken op papier te zetten.

SportsGen kan helpen met:

  • Analyse huidige stand van zaken: benadering & verantwoordelijkheid
  • Herzien betrokken partijen
  • Uitwerken propositie: alles is te verkopen
  • Opstellen leads

Marketing en Communicatie

Een sportevenement moet gepromoot worden, want je wilt natuurlijk dat de doelgroepen naar jouw evenement komen. Daarbij is een promotieplan belangrijk, daar stel je per doelgroep het communicatiekanaal op waarmee je ze kunt bereiken. Daarvoor moet de doelgroep dus grondig onderzocht worden om te weten waar en hoe je ze kunt benaderen. Er zijn diverse mogelijkheden om het sportevenement te promoten, onder andere:sportevenementen

  • Eigen website, andere relevante websites (linkruil)
  • Sociale media (viraal)
  • Direct mail, nieuwsbrieven
  • Free publicity in media (zie afbeelding rechts)

SportsGen kan helpen met:

  • Bekijken van huidige marketing/communicatie en verantwoordelijkheden
  • Uitwerken/aanpassen van geschikte kanalen
  • Marketing- en communicatieplan opstellen en eventueel uitvoeren

Deelnemers / Klanten / Bezoekers

Welke mensen wil je op jouw sportevenement hebben? Voorafgaand definieer je de doelgroepen (deelnemers/klanten/bezoekers). Deze hebben vaak verschillende belangen. Door deze goed in kaart te brengen, krijg je een helder beeld welke doelgroepen belangrijk voor het sportevenement zijn en wat hun behoeften zijn.

Na het definiëren van de doelgroep is het tijd om de doelgroepen te bereiken. Door middel van het uitwerken van gerichte communicatie – het kiezen van de juiste kanalen – kunnen zij ‘verleid’ worden tot het deelnemen aan het sportevenement. In het begin zal het nog even puzzelen zijn, maar daarbij geldt ‘trial-and-error’ (‘proberen en missen’, ‘gissen en missen’).

SportsGen kan helpen met:

  • (Her)definiëren doelgroep
  • Uitwerken gerichte communicatie met juiste kanalen (bijvoorbeeld: sociale media)
  • Uitvoeren van gerichte communicatie (team samenstellen)

Financiën

Naast het met veel plezier organiseren van een sportevenement, wil je er natuurlijk ook geld aan verdienen. Daarbij het sportevenement gezond zijn met een sluitende begroting. Belangrijk is om de begroting in de beginfase al duidelijk op te stellen, zodat je weet waar meer geld vandaan gehaald kan worden en waar eventueel bespaard kan worden.

SportsGen kan helpen met:

  • Financiële plaatje onderzoeken (gezondheid)
  • Uitzoeken waar geld vandaan komt en waar geld blijft liggen
  • Plan opstellen en eventueel uitvoeren waar meer geld vandaan gehaald kan worden en waar bespaard kan worden

SportevenementenAegon Copa Amsterdam is een internationaal evenement dat tienduizenden bezoekers trekt

Enkele sportevenementen van SportsGen:

Vragen en/of opmerkingen over sportevenementen? Neem contact met ons op via info@sportsgen.nl.